VALIDADE E EFICÁCIA DOS
DOCUMENTOS DIGITALIZADOS:
Por
volta da segunda metade da década de 1990, escrevi sobre a validade e eficácia
do documento eletrônico e da assinatura digital.
Naqueles
tempos, discutia a comunidade acadêmica e que seria o documento eletrônico, a
assinatura digital, os sistemas de chaves públicas e privadas e os impactos que
os aspectos da tecnologia causariam no sistema jurídico e no âmbito do direito,
uma vez que começam a surgir documentos emitidos pelos meios eletrônicos.
Após o
transcurso de quase uma década, o governo federal fez publicar no dia 19 de março de 2020, no Diário Oficial da União (DOU), o Decreto n.: 10.278 que estabelece as
técnicas e os requisitos para a digitalização de documentos públicos e
privados, de sorte a assegurar aos documentos digitalizados, os mesmos efeitos
legais e valor dos originais. As medidas têm por premissa maior a simplificação
e alcançam documentos das pessoas físicas e jurídicas.
Nos
casos das entidades públicas, os documentos que serão objeto de digitalização,
para que sejam valorados e considerados equivalentes aos originais, precisão
ser submetidos à certificação digital no padrão do sistema de chaves públicas
brasileiras (ICP-Brasil).
Para
as hipóteses de relações particulares, o decreto permite qualquer meio de
comprovação da autoria e da integridade do documento, incluindo-se neste
contexto a confidencialidade de documentos, será reputado válido, desde que
tenha sido esse meio, objeto de escolha consensual pelas partes ou aceito pela
pessoa a quem for oposto o documento.
Estabelece
o decreto que o âmbito de aplicação dos documentos físicos digitalizados que
sejam produzidos: I - por pessoas
jurídicas de direito público interno, ainda que envolva relações com
particulares; e II - por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas
naturais para comprovação perante: a) pessoas jurídicas de direito público
interno; ou b) outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas
naturais.
Estabelece ainda que as
disposições alusivas ao decreto, não se aplicam aos documentos
nato-digitais, que são documentos produzidos originalmente em formato digital;
aos documentos referentes às operações e transações realizadas no sistema
financeiro nacional; aos documentos em microfilme; aos documentos audiovisuais;
aos documentos de identificação e aos documentos de porte obrigatório. No campo
das definições, dispõe o decreto regulamentar que se considera documento digitalizado - representante digital do
processo de digitalização do documento físico e seus metadados; por seu turno, metadados
- dados estruturados que permitem classificar, descrever e gerenciar
documentos. Define ainda, documento público como os documentos produzidos ou
recebidos por pessoas jurídicas de direito público interno ou por entidades privadas
encarregadas da gestão de serviços públicos e integridade como o estado dos
documentos que não foram corrompidos ou alterados de forma não autorizada.
Também são
determinadas as regras gerais de digitalização, de sorte que os procedimentos e
as tecnologias utilizados na digitalização de documentos, assegurem a
integridade e a confiabilidade do documento digitalizado; a rastreabilidade e a
auditabilidade dos procedimentos empregados; o emprego dos padrões técnicos de
digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do
documento digitalizado; a confidencialidade, quando aplicável; e a
interoperabilidade entre sistemas informatizados.
Igualmente impõe
a adoção de requisitos específicos no âmbito das entidades públicas, na hipótese
em que o documento digitalizado destine-se a se equiparar a documento físico
para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante
pessoa jurídica de direito público interno deverá: ser assinado digitalmente
com certificação digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas
Brasileira - ICP-Brasil, de modo a garantir a autoria da digitalização e a
integridade do documento e de seus metadados; seguir os padrões técnicos
mínimos previstos no Anexo I; e conter, no mínimo, os metadados especificados
que são especificados em anexo do texto legislativo.
Quando se tratar
de hipótese em que a digitalização de documento, envolva relações entre
particulares, qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade e, se
necessário, da confidencialidade de documentos digitalizados será válido, desde
que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for
oposto o documento, conforme dito acima.
No tocante a
digitalização dos documentos pelas pessoas jurídicas de direito público
interno, estabelece o decreto regulamentar que será precedida da avaliação dos
conjuntos documentais, conforme fixado em tabelas de temporalidade e destinação
de documentos, de modo a identificar previamente os que devem ser encaminhados
para descarte.
Quanto ao responsável
pela digitalização, ou seja, pelo processo adotado, o decreto diz expressamente
que poderá ser realizado pelo possuidor do documento físico ou por terceiros.
Ao possuidor do documento físico caberá a responsabilidade perante terceiros
pela conformidade do processo de digitalização ao disposto neste Decreto.
De se obervar que
diante da hipótese de contratação de terceiros pela administração pública
federal, para execução de tal mister, o instrumento contratual deverá conter
expressamente: a) a responsabilidade integral do contratado perante a
administração pública federal e a responsabilidade solidária e ilimitada em
relação ao terceiro prejudicado por culpa ou dolo, b) os requisitos de
segurança da informação e de proteção de dados, nos termos da legislação
vigente.
Permite o decreto que
após a digitalização, os documentos físicos sejam objeto de descarte,
observando-se, aqueles que por ventura possuam conteúdo de valor histórico.
A respeito da
manutenção dos documentos digitalizados, estabelece que o armazenamento deverá
permitir que se opere: a) a proteção do documento digitalizado contra
alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não
autorizados; e b) a indexação de metadados que possibilitem: a localização e o gerenciamento do documento
digitalizado, e, a conferência do processo de digitalização adotado.
Já a preservação dos
documentos digitalizados que não possuam valor histórico, serão preservados, no
mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a
que se referem.
Para os documentos
digitalizados pelos entes públicos, deverão as pessoas jurídicas de direito
público interno observarão o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991
(que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá
outras providências) e também nas tabelas de temporalidade e destinação de
documentos aprovadas pelas instituições arquivísticas públicas, no âmbito de
suas competências, observadas as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos -
Conarq quanto à temporalidade de guarda, à destinação e à preservação de
documentos.
Enfim, me parece que
a regulamentação vem em bom momento, em momento que de certa forma, estamos
acompanhando o crescente volume de digitalização de documentos e de arquivos
por pessoas físicas e jurídicas, sejam elas de direto publico ou de direito
privado, em decorrência do avanço da tecnologia que a cada minuto, está a se
incorporar na vida e no dia a dia de todas as pessoas.
Gilberto Marques Bruno
Advogado e Professor
Sócio Fundador de
Marques Bruno Advogados Associados
(OAB/SP n.: 6.707)
Conselheiro da
Associação Comercial de São Paulo
(ACSP)
Conselheiro da
Associação dos Advogados Trabalhistas de São Paulo
(AASTSP)
(AASTSP)
